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ホームISOの構築・取得成功するISO

はじめに〜成功するISO

普通のISOと成功するISO

ISOは、会社のルールを明確にして、文書化し、決めたルールどおりに管理されていることを第三者(ISO審査機関)に証明してもらい、「この会社は信頼できる」というお墨付きをもらうという、第三者認証制度です。

つまり、「ルールを決める(Plan・計画)」「それを守る(Do・実施)」「守られているかをチェックする(Check・検証)」「改善を続けていく(Action・改善)」=PDCAというシンプルな仕組みになっています。

ただし、「何をルールにするか」「どのようにチェックするか」といった、『○○をしなさい』という具体的なことは求められていません。『○○をするためのシステムを作りなさい』ということが要求されているだけです。

このため、取組み方は会社によってまちまちです。同じような規模の同じような状況の会社がISOを導入しても、取組み方によってまったく違うISOシステムが出来上がってしまうこともあります。


 こんな声を聞いたことはありませんか?

  • ISOマニュアルを作ったが、日常の業務の流れに合わない』
  • ISOのせいで仕事が煩雑化したり、文書が増えて余計にややこしくなった
  • 事務局以外の誰もISOを理解していない
  • 認証取得後に何をしていいのかわからない
  • とりあえず「不適合」をもらわない程度の審査対策しかしておらず、更新に費用がかかるばかりで役に立っていない
その一方で
  • 日常業務に沿った、誰もが使いやすいマニュアルができ、ISOの基本である『業務の標準化』を実感できた
  • ムダな業務が減って仕事がスムーズに流れるようになり、残業も減った
  • パートから経営者まで、みんながISOに関わる体制が出来上がった
  • ISO認証後にも適切な目的、目標を持って、意識を向上し続けている
  • 審査のためでなく、自社のレベルアップのための『継続的改善』ができている

この差はいったいどこから来るのでしょうか。

もともとの社風? 会社の規模や人材の違い? 大手で人材豊富な企業と、中・小規模で人的経済的に余裕のない企業との違い?

いいえ、そうではありません。『普通のISO』と『成功するISO』の違いです。

『普通のISO』とは、ISO規格に沿ってISOシステムを社内に構築・認証取得し、運用するという、一般的なISOのことです。しかし、審査に通るためだけのISOシステムでは、システムの構築・運用がうまくいかず、『作りにくく、使いにくく、続けにくいISO』になってしまうことがあります。ISOが役に立たないと言われることがあるのは、このためです。

成功するISOとは?

成功するISOのためのキーワードは、以下の3つ

成功するISO 作りやすい (ムリせずにISOシステムを構築できる)
成功するISO 使いやすい (作ったシステムを楽に運用できる)
成功するISO 続けやすい (楽に運用できるから効果が上がる)


作る
できることからはじめる

せっかくISOを構築するのだからと、新たなルールを作ったり、あれもこれもマニュアルに詰め込むと、作るのも手間がかかる上、運用するのが大変です。
まずは、今現在、組織の中にあるシステムやルールを見直し、それを整理すること。
これが、ISO構築の第一歩です。

使う 作る
わかりやすいマニュアルを作る


マニュアル作成はできるだけ少ない負担で行い、楽に運用できるに越したことはありませんが、単にシンプルな文書(マニュアル)は危険です。

実際にマニュアルを運用する段階になると、「内容が薄すぎて具体的に何をすればよいのかわからない」ということになり、かえって難しいマニュアルになることもあるためです。

一方、立派な文書、分厚いマニュアルを作ると、システム構築に膨大な時間と手間がかかったり、従業員が誰も理解していない、ということも起こりえます。

使いやすく続けやすいのは、『誰が何をすればよいのかがわかる』、そして、会社にとって『必要なことが書かれてある』文書です。


作る 続ける
それぞれの役割と権限を明確にする

システムを運用するのは「人」。立派なマニュアルを作っても、守られなければ何の意味もありません。

リーダーは組織にとって必要なシステムとは何かを明確にすること。
従業員は自分は何をすればよいのかを理解し、一人ひとりが目標を持って組織に参加すること。
これがそれぞれの役割です。

そのために、どのように人的資源を活用するか、効果的な教育訓練のために何をすればいいのかを明確にすることが大切です。


続ける
効果のある内部監査を行う

ISOは、導入してすぐ効果があるものではなく、認証取得後の活動が数年かけて少しずつ効果を発揮するもの。

そのために重要なのが『内部監査』です。
単に『ISOマニュアルに従っている』ことを監査するだけでなく、『ISOシステム自体がちゃんと効果を出せているか』までもチェックすることで、『成功する内部監査』となります。

ISOがうまく運用されるようになると、今までおかしいと思っていなかったことを不適合として判断できるようになるため、不適合はどんどん出てきます。
これは、「改善しようという気運」が高まった証拠であり、良い傾向です。
不適合を出さない、ではなく、不適合を発見できる仕組みづくりができるようになれば、それが『成功するISO』である証拠です。

ISOはときに「書類さえ作ればよい」と思われ、「いかに楽に簡単にシステムを構築するか」という話に流れがちです。
しかし、簡単にシステムを作れば、認証取得はできてもISOの効果が現れない。
また、どんなに優れたシステムでも、運用できなければ意味がない。
この狭間で苦しみ、ISOをうまく活用できない企業をたくさん見てきました。

確かにISOは『認証取得』がゴールの1つであり、それはISO取得のクライマックスとも言えます。
しかし、会社が本当の意味で『よくなる』ためには、ISO取得後にもきちんと運用していくことです。そうすることでISOの効果が現れるように出来ているのです。

また、『成功する』というのは、ISOそのものが目指しているものだとも言えます。
組織で働くひとり一人が『自分の仕事にとって成功とは何か』を考えていくこと、これがまさにISOの『プロセスアプローチ』であり、『自覚教育』です。
1つでも多くの会社、一人でも多くの人々を『成功』に導きたいと、アイムスでは願っています。

アイムスでは『成功するISO』の構築・認証取得、運用支援を行っています。

ぜひ、私たちと一緒に、ISOで会社をパワーアップさせていきましょう!










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