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ISOの内部監査とは?


監査には以下の3つがあります

◆第一者監査(内部監査)

  組織自身(自社の社員)または代理人(コンサルなど)が行う監査。
  一般的に組織が『内部監査員』を任命して行う。

◆第二者監査(外部監査)
  顧客など、その組織に利害関係のある団体またはその代理人により行われる監査。

◆第三者監査(外部監査)
  外部の独立した組織(ISO審査会社)が行う。いわゆる『審査』のこと。


内部監査の手順

内部監査は、以下の手順で行います。

1.内部監査員がマニュアルをチェックし、『監査で質問する項目』を確認する。
  →このとき、『チェックリスト』として項目を一覧表にすることがあります。

2.監査の当日、チェックリストを中心に、現場の作業責任者等に質問する。

3.監査結果が『適合』か『不適合』かを評価する。

4.評価した結果を報告書にまとめ、是正処置を依頼する。

5.是正した内容が適切かどうかをフォローする


内部監査でチェックする3つのポイント

(1) ISOの規格要求事項に適合しているか

 マニュアルは、ISOの要求事項に沿ってつくられているかをチェックします。

  『適合性』を見る

ISO要求事項およびマニュアルどおり運用されているか

※ISO19011に基づき、審査員と同じ視点で内部監査を行う、「模擬監査」的な監査。

(2) 組織のマニュアルが運用されているか

 つくったマニュアルどおりに行われているかをチェックします。

 
(3) マネジメントシステムは効果的に実施され、維持されているか

 『マニュアルは使いやすいものになっているか』
 『ちゃんと成果が出るものになっているか』
 をチェックします。

『有効性』を見る

ISOシステムは効果があるか

(1)、(2)については、第三者監査でも行いますが、(3)を行うのが内部監査の特徴です。

単に「よい」「悪い」だけでなく、「ルールは本当に役立つものか」「ほかに方法はないか」とマニュアルそのものを審査し、「どこに問題があるのか」「誰に責任があるのか」「その問題点を解決するには何をすればよいのか」という具体的な答えまで引き出してこそ、内部監査の効果が出ます。


不適合は改善のチャンス

内部監査を行った結果、マニュアル通りに行なわれていないことが判明した場合、単に『不適合』と言うのは簡単ですが、マニュアルと実情が違うというのは、何らかの原因があるからだと思われます。

マニュアル例)
 『部門長は、毎年4月に年間の教育訓練計画を作成する』

マニュアルには「部門長」と書かれていても、実際には「主任」が作成していることもあります。
この場合は、『不適合』となります。

しかし、実情を探っていくと、
「主任のほうが現場を知っているため、実際には主任がやった方がいい」
とか、
「現場が勝手にやっていたら会社としてのレベルアップができない。やはり部門長が作成すべきだ」
など、『タテマエとホンネ』が明らかになるでしょう。

不適合がでたら『No』といって終わり、では内部監査の意味がありません。
内部監査員は単に『Yes』『No』だけで答えを出すのではなく、なぜ『No』なのかを考え、『Yes』 にするための対策を導き出すことが大切です。

必要に応じて、ルールそのものを変えることを提案するというのも、内部監査員の仕事です。



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参考

 ―内部監査員養成講座

 −内部監査支援

   コンサルが監査に立ち会う『立会プログラム』、コンサルが監査を代行する『代行プログラム』のご案内。
  

 ―内部監査チェックリストの作り方


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 著:三村聡(アイムス代表コンサルタント)著 発行:日科技連出版社


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